Les progrès de la technologie contribuent amplement à l’amélioration des conditions de vie et de travail à tous les niveaux. Ils ont permis d’automatiser certaines tâches qui, de nature, sont extrêmement fastidieuses. Chaque secteur d’activité dispose donc désormais d’une panoplie d’outils digitaux et c’est justement le cas pour le monde de la comptabilité. En effet, il existe des logiciels de facturation grâce auxquels vous pouvez aujourd’hui optimiser la gestion comptable de votre entreprise. Ils vous permettront de réaliser une foule de tâches allant dans ce sens et c’est ce que vous allez découvrir dans la suite de cet article. Lisez-le.
L’établissement automatisé des factures
La principale fonctionnalité commune à l’ensemble des logiciels de facturation en ligne est la prise en charge complète du processus de facturation. Un tel programme disponible sur jlogiciels.fr pourra vous aider à éditer la facture des clients de manière automatique et ils pourront les recevoir après chaque opération validée.
C’est un grand atout pour les entreprises, notamment les start-ups, car cela permet d’automatiser toutes les tâches liées au processus de la facturation. Ainsi, les charges salariales pourront être réduites et les budgets seront davantage maîtrisés.
Depuis votre logiciel de facturation, vos clients pourront effectuer des paiements en toute sérénité.
Le paiement en ligne
Avec un logiciel de facturation, il est tout à fait possible d’effectuer des paiements en ligne. Vous n’avez alors plus besoin d’aucun intermédiaire avant de régler vos factures. L’avantage en cela est que chaque paiement effectué donne droit à une facture, tout comme cela se passe dans les faits.
Il suffit que le client dispose d’un compte en banque pour que l’opération ait lieu. Ce type d’opération se réalise généralement avec la carte Visa ou la MasterCard. Néanmoins, certaines plateformes acceptent les monnaies virtuelles telles que le Bitcoin ou l’Ethereum, ou le paiement avec un compte PayPal, tout simplement. Vous pouvez donc effectuer toutes sortes de paiements via un bon logiciel de facturation.
Le suivi et la relance des clients
Bien entendu, la bête noire des jeunes entreprises et des start-ups, ce sont les impayés. Plus le taux d’impayés augmente, plus cela devient inquiétant et peut facilement plomber l'entreprise. Il va falloir prendre le taureau par les cornes et la solution pour éviter une telle situation suicidaire est disponible sur les logiciels de facturation certifiés.
En effet, un bon logiciel de facturation peut vous aider à réaliser le suivi de vos clients à partir d’un certain nombre d’informations que sont :
- Leurs coordonnées;
- Leurs conditions tarifaires;
- Le taux de TVA applicable;
- Leurs préférences.
Ces informations vont servir d’une part à leur proposer des services et produits spécifiquement adaptés à leurs goûts. D’autre part, elles vont être utilisées pour résoudre le problème des impayés.
Certains logiciels de facturation possèdent un système de relance automatique qui leur permet de détecter les retards de paiement. Ils réalisent des relances personnalisées à chaque contact concerné et plus besoin de vous tracasser pour un tel problème.
Les exports comptables
Il serait totalement absurde de parler des fonctionnalités proposées par le commun des logiciels de facturation sans évoquer les ‹‹ exports comptables ››. En dehors des paiements et de la saisie des factures que ces outils digitaux sont à même de vous aider à réaliser, ils sont utiles à des tâches plus complexes.
Vous en aurez assurément besoin pour la saisie de certaines écritures spécifiques sur vos documents de facturation. Manuellement, il est très fastidieux de saisir ces caractères. Il s’agit essentiellement de :
- Le code du journal;
- Le nom du client/fournisseur;
- Le code postal du client/fournisseur;
- La ville du client/fournisseur;
- Le téléphone du client/fournisseur;
- La référence de la facture;
- Le numéro de commande;
- Le montant;
- La date de règlement;
- La date de création de la facture.
Le logiciel vérifie que ces informations soient bien renseignées avant d’exporter les documents. Selon les options définies, les documents peuvent être exportés sous différents formats et cela n’a absolument rien de compliqué.
L’analyse des données financières
Inutile de penser que les logiciels de business intelligence sont les seuls arsenaux en matière de traitement des données, car avec un bon logiciel de facturation, vous pourrez aussi le faire. C’est vrai qu’il ne s’agit pas d’un outil de business intelligence à proprement parler, mais il propose des fonctionnalités orientées dans le sens de l’analyse des données de type big data. Certains logiciels de facturation possèdent une intelligence artificielle intégrée et proposent une analyse de données plus ou moins satisfaisante.
Ils combinent plusieurs sources de données et, de ce fait, permettent d’analyser de grandes bases de données financières. Avec une telle solution, il n’est plus alors forcément nécessaire de recourir à un outil de BI.
La centralisation des données dans le cloud
Outre toutes les fonctionnalités précitées, les logiciels de facturation viennent à point nommé résoudre le problème de perte de données. Ils proposent un hébergement fiable pour centraliser toutes vos données, à savoir :
- Les données des clients;
- Les données des fournisseurs;
- Les données des employés;
- Les documents de propriété intellectuelle;
- Les données liées à la trésorerie;
- Les budgets prévisionnels;
- Les politiques tarifaires, etc.
Toutes ces données, sensibles pour une entreprise, peuvent être stockées à un même endroit. Mais la sécurité va être de mise. C’est d’ailleurs le point fondamental à vérifier avant d’opter pour un logiciel de facturation.
La sécurité des données
Si vous trouvez un bon logiciel de facturation, il n’y a pas de soucis à se faire au sujet de la sécurité de vos données. Elles sont généralement logées au sein de la blockchain, et qui dit ‹‹ blockchain ›› dit cryptographie. Il s’agit d’un ensemble de procédés visant à crypter les données afin de les protéger au mieux.
C’est dit que, avec un logiciel de facturation certifié, vos données seront à l’abri de toute tentative de piratage informatique.
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La signature électronique
Une autre fonctionnalité assez admirable des logiciels de facturation, c’est la possibilité d’émettre des signatures électroniques. C’est une fonctionnalité qui vous permettra de signer tous vos documents, que ce soit :
- Les factures d’achat;
- Les factures de vente;
- Les bordereaux de charges sociales;
- Les journaux de paie;
- Les brouillards de caisse;
- Les déclarations de TVA;
- Les relevés de banque.
Vous aurez compris qu’il s’agit d’un excellent outil de gestion à ne jamais manquer au sein de votre entreprise. Il vous sera utile à tous égards.
